Promart 2000 version 2

Ce document vous aidera à remplir votre demande de subvention à l’aide de Promart2000, notre système de traitement des demandes de subvention en ligne.

Pour remplir une demande de subvention en ligne, il est recommandé d’utiliser l’un des navigateurs suivants :

Windows Internet Explorer version 5.0 ou supérieure

Mac Netscape version 4.0 ou supérieure

Pour des raisons de sécurité, le système Promart fermera votre session sur le site Web après 20 minutes d’inactivité. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton SAUVEGARDER de temps à autre afin de vous assurer de ne pas perdre d’information.

Avant d’entreprendre une demande en ligne, nous vous recommandons de préparer le texte de chaque section à l’avance dans votre application de traitement de textes, afin de le couper-coller à l’endroit approprié dans la demande en ligne. Vous pourrez ainsi composer et modifier votre texte sans contrainte de temps.

Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir toutes les sections de votre demande en une seule session. Si vous avez cliqué sur le bouton Sauvegarder, tous les renseignements que vous aurez entrés dans la section de la demande seront disponibles et modifiables au cours des sessions ultérieures, tant que vous n’aurez pas soumis la demande au ministère.

Toutes les formules de demande de subvention sont évaluées en fonction de leur conformité aux lignes directrices publiées du programme visé et en fonction des renseignements fournis par le demandeur.

Cette section décrit brièvement les différents programmes de subvention disponibles pour des projets relatifs aux arts visuels et arts médiatiques. Vous devez consulter les lignes directrices pour obtenir la liste complète des critères et les dates limites de présentation des demandes.

Tournées internationales d'expositions d'art contemporain canadien
De l'aide financière peut être fournie pour encourager la diffusion et favoriser une meilleure appréciation de l'art contemporain canadien à l'étranger, et créer des liens entre les établissements canadiens et les établissements étrangers dans ce domaine.

Lancement international de carrière
Cette catégorie a pour but d'aider les artistes du domaine des arts visuels et des arts médiatiques et des métiers d'art à lancer leur carrière sur le marché international et à développer leur potentiel commercial en présentant leurs oeuvres dans des galeries commerciales étrangères.

Manifestations artistiques internationales
Afin de faciliter la participation des artistes canadiens à des manifestations artistiques internationales non commerciales touchant les arts visuels et les arts médiatiques telles que biennales et festivals, une aide financière peut être offerte aux artistes qui ont été invités à participer.

Tournées préparatoires
Pour contribuer à compléter des ententes relatives aux tournées d'expositions d'art contemporain canadien, on prendra en considération le financement de tournées préparatoires par des représentants d'établissements canadiens sans but lucratif voués aux arts, si on juge que cela est nécessaire pour la réalisation du projet.

Visites de familiarisation au Canada
Pour stimuler l'intérêt pour les arts visuels et les arts médiatiques canadiens à l'étranger, on prendra en considération le financement de visites de familiarisation par des spécialistes du domaine des arts, des conservateurs et des directeurs de musées d'art étrangers.

Si vous n’avez jamais soumis de demande auparavant via le système Promart2000, vous devez d’abord créer un compte. Le nom d'usager et le mot de passe de ce compte vous permettront de créer des nouvelles demandes et d’accéder à un dossier permanent de toutes vos demandes soumises via le système Promart2000. Si jamais vous oubliez votre mot de passe, veuillez communiquer avec nous. NE CRÉEZ PAS un nouveau compte : vous ne pourrez pas accéder à vos anciennes demandes.

Remarque : Il est essentiel que vous remplissiez correctement toutes les sections puisque les renseignements fournis à cette étape seront employés par la suite dans le traitement de votre demande.

Pour créer un nouveau compte :
1) Accédez au site http://www.promart2000.com
2) Cliquez sur Nouvel utilisateur

Vous obtiendrez un formulaire de création de compte composé de plusieurs sections : Client, Personne contact, Récipiendaire de la subvention et Mot de passe. Tous les champs dont le titre est affiché en gras sont obligatoires.

Client : Cette section du formulaire permet d’identifier la personne ou l’organisation voyageant à l’étranger.

Personne contact : Cette section du formulaire permet d’identifier la personne à qui nous pourrons nous adresser afin d’obtenir des renseignements supplémentaires sur votre demande de subvention. En règle générale, il s’agit de la personne qui remplit la demande en ligne.

Récipiendaire de la subvention : Cette section du formulaire permet de spécifier le nom devant figurer sur le chèque, dans l’éventualité où votre demande de subvention serait approuvée.

Remarque : Vous pouvez choisir de faire envoyer le chèque au client ou à la personne contact en sélectionnant la pastille Oui en réponse à la question «Ce nom est-il celui que vous désirez sur le chèque?».
Vous devez néanmoins remplir la section Récipiendaire du compte pour permettre au système de créer votre compte.

Mot de passe : Cette section du formulaire permet de créer vos nom d'usager et mot de passe. Le nom d’usager et le mot de passe :
- distinguent les majuscules des minuscules
- ne doivent pas contenir d’espaces, d’accents ni de symboles
- peuvent contenir n’importe quelle combinaison de lettres et de chiffres
- doivent contenir un minimum de 4 caractères

Pour soumettre votre formulaire rempli : Cliquez sur le bouton Soumettre. Si vous avez bien entré tous les renseignements demandés, vous obtiendrez alors un écran de confirmation. Dans le cas contraire, le formulaire Nouvel utilisateur est de nouveau affiché pour vous permettre d’entrer les renseignements manquants.

Après avoir créé un compte, vous serez en mesure d’accéder en tout temps au système de demande de subvention en ligne Promart2000.

Pour ouvrir une session sur le site Promart2000 :
1) Accédez au site http://www.promart2000.com
2) Cliquez sur Utilisateurs avec compte
3) Entrez votre nom d’usager et votre mot de passe
4) Cliquez sur le bouton Soumettre

Si vous avez oublié votre nom d’usager ou votre mot de passe, NE CRÉEZ PAS un nouveau compte. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir cette information.
Téléphone : (613) 996-3197
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca

Pour créer une nouvelle demande de subvention pour votre projet :
1) Ouvrez une session dans Promart (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur

Créer une nouvelle demande (au-dessus du titre de la colonne Date de début)

Pour sélectionner le programme de subvention dans le cadre duquel vous faites une demande :
1) Cliquez sur Programme dans la barre de navigation (dans l’angle supérieur gauche de l’écran)
2) Faites défiler l’écran jusqu’à la section Arts visuels et médiatiques (il s’agit normalement de la deuxième section)
3) Cliquez sur l’option qui s’applique à votre situation (consultez http://www.international.gc.ca/arts/visual-fr.asp pour de plus amples informations sur les différents programmes).

Après avoir sélectionné un programme, vous pouvez commencer à remplir la demande de subvention.

Nom du projet : Inscrivez un court titre qui représente au mieux le projet (p. ex., titre de l’exposition, titre de l’événement, etc.).
Date de début, Date de fin : Indiquez les dates de début et de fin du projet.
Objectifs : Incluez les renseignements suivants :

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Information supplémentaire - Tournées préparatoires et Visites de familiarisation au Canada uniquement

Vous pouvez utiliser cette section pour fournir toute autre information que vous jugez pertinente pour le projet.

Tournée préparatoire
Donnez la liste, par ville, des organismes et personnes que vous avez l’intention de rencontrer pendant la tournée.

Visite de familiarisation au Canada
Donnez la liste, par ville, des organismes et personnes que le visiteur rencontrera pendant la visite.

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Utilisez ce tableau pour fournir des détails sur les dates de votre projet, en fonction des dates de début et de fin spécifiées à la section Information générale. En règle générale, vous devez spécifier à la fois une date de début et une date de fin pour chaque lieu.

Pour ajouter une date à votre itinéraire: Cliquez sur

Ajouter un itinéraire et entrez les détails appropriés en fonction du Tableau d’information sur les rubriques ci-dessous
Pour modifier les dates de votre itinéraire : Cliquez sur

, l’icône à la droite de l’entrée d’itinéraire à modifier, faites les modifications voulues et ensuite sauvegardez.
Pour supprimer une entrée d’itinéraire : Cliquez sur

, l’icône à la droite de l’entrée d’itinéraire à supprimer
Pour copier une entrée d’itinéraire : Cliquez sur

, l’icône à la droite de l’entrée d’itinéraire à copier et assurez-vous de modifiez l'information.

Tableau d’information sur les rubriques
Date : Entrez la date de l’activité au format AAAA/MM/JJ. Par exemple, entrez 2003/11/30 pour une activité qui aura lieu le 30 novembre 2003.
Pays : Dans la liste, sélectionnez le pays dans lequel votre activité aura lieu. Veuillez noter que le format se lit comme suit: province(Canada) pour une activité au Canada et État(États-Unis) pour une activité aux États-Unis.
Ville : Entrez le nom de la ville où l’activité aura lieu.
Salle : S’il y a lieu, entrez le nom de la salle où l’activité aura lieu.
Diffuseur : S’il y a lieu, entrez le nom de la personne ou de l’organisation qui vous a invité
Type d’activité : Sélectionnez le type qui représente le mieux l’activité qui aura lieu ce jour-là.

À cette section, vous devez indiquer les coûts totaux, les sources de financement confirmées et les autres sources de financement à venir associées à l’événement.

Tableau d’information sur les colonnes
Contribution de l’organisme responsable : L’organisme responsable est celui mentionné à la rubrique Client de la section Information générale.
Dans cette colonne, entrez les montants versés par l’organisme responsable.
Contribution de l’organisme hôte : Entrez le nom de l’organisme hôte.
Dans cette colonne, entrez les montants versés par l’organisme hôte.
Contribution d’autres sources : S’il y a lieu, entrez les noms des sources qui versent un financement additionnel.
Dans cette colonne, entrez les montants versés par la source spécifiée.
Montant demandé aux Relations culturelles internationales : Dans cette colonne, entrez les montants que vous nous demandez.

Tableau d’information sur les rubriques
Transport international des œuvres *: Entrez le coût de transport des œuvres à l’étranger.
Caisses *: Entrez le coût de mise en caisse.
Assurances *: Entrez le coût des assurances pendant le transport des œuvres. Le coût des assurances pendant l’exposition doit être assumé par l’organisme hôte.
Douanes *: Entrez les frais de douane et de courtage.
Voyage de l’artiste *: Entrez le coût du billet d’avion de l’artiste.
Per diem (artiste) *: Entrez l’indemnité journalière de l’artiste multipliée par le nombre de jours à l’étranger (p. ex. : 7 jours à 150 $/jour ).
Voyage du conservateur can. *: Entrez le coût du billet d’avion du conservateur.
Per diem (conservateur) *: Entrez l’indemnité journalière du conservateur.
Catalogue : Entrez le coût de production du catalogue.
Installation : Entrez le coût d’installation des œuvres.
Promotion : Entrez le coût des activités de promotion de l’exposition.
Autre : Utilisez cette rubrique pour indiquer les coûts non spécifiés par le formulaire. Si vous utilisez cette rubrique, entrez un titre sous Autre afin d’indiquer la nature de la dépense.

Remarques : Un astérisque indique une dépense admissible à un financement. Tous les montants doivent être entrés en dollars canadiens.

Contenu de l’exposition - Tournées internationales d'expositions d'art contemporain canadien, Lancement international de carrière et Manifestations artistiques internationales uniquement

Utilisez cette section pour décrire brièvement le contenu de l’exposition suivi de la liste des artistes et leur œuvres. Pour chaque œuvre mentionnée, veuillez indiquer :
- Le titre
- L’année de création
- Les matériaux
- Les dimensions

Si les œuvres n’ont pas encore été sélectionnées, indiquez le type et le nombre des œuvres qui seront présentées.

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Liste des participants - Tournées internationales d'expositions d'art contemporain canadien et Manifestations artistiques internationales uniquement

À cette section, donnez la liste des participants canadiens et étrangers au projet (p. ex., artistes, visiteurs), s’il y a lieu. La liste des participants aidera à cerner le contexte de votre propre participation.

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Plan de promotion - Tournées internationales d'expositions d'art contemporain canadien, Lancement international de carrière et Manifestations artistiques internationales uniquement

Décrivez le plan de promotion qui sera mis en oeuvre par l’organisme-hôte pour promouvoir l’exposition. S’il y a lieu, décrivez brièvement votre contribution à ces activités.

Ces activités de promotion comprennent, sans toutefois y être limitées :
1) Publicité auprès des médias (entrevues, articles de journaux et revues, articles sur Internet, conférences de presse, dépliants)
2) Panels
3) Conférences
4) Programmes éducatifs

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Lettres d’engagement - Lancement international de carrière et Manifestations artistiques internationales uniquement

À cette section, incluez une copie électronique de la lettre d’invitation de la galerie confirmant les dates de votre exposition et acceptant de vous représenter pendant au moins un (1) an après l’exposition. Si vous ne disposez pas d’une version électronique de la lettre, veuillez nous en transmettre une copie par la poste.

Après avoir rempli la demande de subvention, vous devez la soumettre afin d’entreprendre le processus d’évaluation.

Pour soumettre votre demande : Cliquez sur Envoyer la demande dans le menu mauve à la gauche de l’écran et cliquez sur le bouton Envoyer la demande.

En plus de votre formule de demande transmise par voie électronique, nous aurons besoin des documents suivants afin d’évaluer votre demande :
1) diapositives
2) vidéo
3) catalogues d’exposition
4) site Web
5) biographie abrégée de l’artiste(s)

Direction de la promotion des arts (ACA)
À l'attention de : Agent, Arts visuels et arts médiatiques
Ministère des Affaires étrangères
125 promenade Sussex
Ottawa, Ontario
K1A 0G2

Il peut arriver que l’agent responsable du traitement de votre dossier vous demande de modifier votre itinéraire ou d’y apporter des clarifications ou des ajouts. Dans un tel cas, l’agent vous renverra la demande de subvention par voie électronique.

Pour modifier votre itinéraire :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande dont vous voulez modifier l’itinéraire (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Itinéraire dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Cliquez sur

Réviser l’itinéraire

Vous pouvez maintenant modifier ou ajouter des entrées de l’itinéraire. Pour de plus amples informations sur l’ajout, la modification et la suppression des entrées, consultez la section Itinéraire du présent document.

Si vous avez apporté toutes les modifications demandées, passez à la section Comment soumettre votre demande révisée.

Il peut arriver que l’agent responsable du traitement de votre dossier vous demande de modifier votre budget ou d’y apporter des clarifications ou des ajouts. Dans un tel cas, l’agent vous renverra la demande de subvention par voie électronique.

Pour modifier votre budget :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande dont vous voulez modifier le budget (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Budget dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Cliquez sur

Réviser le budget

Après avoir modifié votre itinéraire et votre budget, vous devez soumettre de nouveau votre demande au ministère.

L’agent responsable du traitement de votre dossier ne pourra pas consulter vos modifications tant que vous n’aurez pas soumis de nouveau votre demande au ministère.

Pour soumettre votre demande révisée :
1) Cliquez sur Envoyer la demande dans le menu mauve à la gauche de l’écran (il s’agit du dernier élément du menu)
2) Cliquez sur le bouton Envoyer la demande.

Vous êtes tenu de soumettre un rapport final après avoir obtenu votre subvention. Vous serez avisé par courriel lorsqu’il sera temps de soumettre ce rapport. Les documents de soutien devront être envoyés par la poste.

Pour soumettre la portion texte de votre rapport final :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande pour laquelle vous voulez soumettre un rapport final (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Rapport final dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4)Tapez votre rapport final en évaluant le succès de votre projet, en décrivant ses faits saillants et tout autre projet à long ou à court terme pouvant découler de ce projet.
5) Cliquez sur le bouton Sauvegarder

Après avoir entré la portion texte de votre rapport final, vous devez soumettre un budget final, tel que décrit à la section suivante du présent document.

Remarque : Si la section Rapport final n’est pas affichée dans votre menu lorsque vous tentez de soumettre le rapport, veuillez communiquer avec le soutien technique du site :
Téléphone : (613) 996-3197
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca

Pour soumettre la section Budget de votre rapport final:
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande pour laquelle vous voulez soumettre un budget final (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Budget final dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Entrez les détail de votre budget final en spécifiant les coûts réels
5) Cliquez sur le bouton Sauvegarder

Après avoir entré votre budget final, vous devez soumettre votre demande de nouveau au ministère, tel que décrit à la section suivante du présent document.

Remarque : Si la section Budget final n’est pas affichée dans votre menu lorsque vous tentez de soumettre le rapport, veuillez communiquer avec le soutien technique du site :
Téléphone : (613) 996-3197
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca

L’agent responsable du traitement de votre dossier ne pourra pas consulter votre rapport final tant que vous n’aurez pas soumis de nouveau votre demande au ministère.

Pour soumettre votre rapport final et votre budget final :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande pour laquelle vous voulez soumettre un budget final (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Budget final dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Cliquez sur la sous-section Sommaire du budget (au milieu de l’écran)
5) Cliquez sur le bouton Envoyer le rapport final

Pour des demandes d’information de nature générale sur nos programmes de subvention, veuillez communiquer avec la ligne de support des programmes de subvention par:
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca
Téléphone : 1-888-757-7752 (sans frais) ou (613) 992-6283.

Si vous éprouvez des difficultés techniques sur notre site Web, veuillez communiquer avec nous par :
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca
Téléphone : (613) 996-3197

Guide de l’utilisateur de Promart2000