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Cliquez ici pour imprimer en PDF Ce document vous aidera à remplir votre demande de subvention à l’aide de Promart2000, notre système de traitement des demandes de subvention en ligne. Exigences en matière de navigateur Pour remplir une demande de subvention en ligne, il est recommandé
d’utiliser l’un des navigateurs suivants :
Enregistrement de vos informations - Recommandations Pour des raisons de sécurité, le système Promart fermera votre session sur le site Web après 20 minutes d’inactivité. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton SAUVEGARDER de temps à autre afin de vous assurer de ne pas perdre d’information. Avant d’entreprendre une demande en ligne, nous vous recommandons de préparer le texte de chaque section à l’avance dans votre application de traitement de textes, afin de le couper-coller à l’endroit approprié dans la demande en ligne. Vous pourrez ainsi composer et modifier votre texte sans contrainte de temps. Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir toutes les sections de votre demande en une seule session. Si vous avez cliqué sur le bouton Sauvegarder, tous les renseignements que vous aurez entrés dans la section de la demande seront disponibles et modifiables au cours des sessions ultérieures, tant que vous n’aurez pas soumis la demande au ministère. Critères d’admissibilité généraux Toutes les formules de demande de subvention sont évaluées en fonction de leur conformité aux lignes directrices publiées du programme visé et en fonction des renseignements fournis par le demandeur. Pour déterminer si votre projet est admissible à un financement, consultez la page intitulée Arts de la scène: Lignes directrices (http://www.international.gc.ca/arts/perf-fr.asp) Programmes de subvention pour les arts de la scène Cette section décrit brièvement les différents programmes de subvention disponibles pour des projets relatifs aux arts de la scène. Vous devez consulter les lignes directrices pour obtenir la liste complète des critères et les dates limites de présentation des demandes. Tournée internationale Projets spéciaux Aide aux conférences et festivals canadiens Création d’un compte Promart2000 Si vous n’avez jamais soumis de demande auparavant via le système Promart2000, vous devez d’abord créer un compte. Le nom d'usager et le mot de passe de ce compte vous permettront de créer des nouvelles demandes et d’accéder à un dossier permanent de toutes vos demandes soumises via le système Promart2000. Si jamais vous oubliez votre mot de passe, veuillez communiquer avec nous. NE CRÉEZ PAS un nouveau compte : vous ne pourrez pas accéder à vos anciennes demandes. Remarque : Il est essentiel que vous remplissiez correctement toutes les sections puisque les renseignements fournis à cette étape seront employés par la suite dans le traitement de votre demande. Pour créer un nouveau compte : Vous obtiendrez un formulaire de création de compte composé de plusieurs sections : Client, Personne contact, Récipiendaire de la subvention et Mot de passe. Tous les champs dont le titre est affiché en gras sont obligatoires. Client : Cette section du formulaire permet d’identifier la personne ou l’organisation voyageant à l’étranger. Personne contact : Cette section du formulaire permet d’identifier la personne à qui nous pourrons nous adresser afin d’obtenir des renseignements supplémentaires sur votre demande de subvention. En règle générale, il s’agit de la personne qui remplit la demande en ligne. Récipiendaire de la subvention : Cette section du formulaire permet de spécifier le nom devant figurer sur le chèque, dans l’éventualité où votre demande de subvention serait approuvée. Remarque : Vous pouvez choisir de faire envoyer le chèque au client ou à la personne contact en sélectionnant la pastille Oui en réponse à la question «Ce nom est-il celui que vous désirez sur le chèque?». Mot de passe :
Cette section du formulaire permet de créer vos nom d'usager
et mot de passe. Le nom d’usager et le mot de passe : Pour soumettre votre formulaire rempli : Cliquez sur le bouton Soumettre. Si vous avez bien entré tous les renseignements demandés, vous obtiendrez alors un écran de confirmation. Dans le cas contraire, le formulaire Nouvel utilisateur est de nouveau affiché pour vous permettre d’entrer les renseignements manquants. Retour à la table des matières Après avoir créé un compte, vous serez en mesure d’accéder en tout temps au système de demande de subvention en ligne Promart2000. Pour ouvrir une session sur le site Promart2000 : Retour à la table des matières Que faire si vous avez oublié votre mot de passe Si vous avez oublié votre nom d’usager ou votre mot
de passe, NE CRÉEZ PAS un nouveau compte. Veuillez communiquer
avec nous pour obtenir cette information. Retour à la table des matières Création d’une nouvelle demande Pour créer une nouvelle demande de subvention pour votre projet : Retour à la table des matières Pour sélectionner le programme de subvention dans le cadre duquel
vous faites une demande : Après avoir sélectionné un programme, vous pouvez commencer à remplir la demande de subvention. Retour à la table des matières Comment remplir une demande de subvention Nom du projet : Entrez un court nom descriptif qui représente
la nature du projet (p. ex, Tournée en Angleterre, 2002).
Date de début, Date de fin : Indiquez les dates de départ et de retour. Objectifs : Entrez une brève description :
- du projet pour lequel vous soumettez la demande : pourquoi il est important, quelles œuvres seront jouées, les lieux et les dates - de la relation entre ce projet et vos autres projets à court et à long terme Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations. Retour à la table des matières Vous pouvez utiliser cette section pour fournir toute autre information que vous jugez pertinente pour le projet mais qui ne convient à aucune des sections du formulaire de demande. Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations. Retour à la table des matières Utilisez ce tableau pour fournir des détails sur la période
pendant laquelle vous serez à l’étranger. Vous devez inclure une entrée pour
chaque jour pendant lequel vous serez à l’extérieur du Canada,
incluant les jours libres et les jours de déplacement. S’il y a lieu,
indiquez également les rencontres prévues pendant les ateliers et activités
au Canada. Date : Entrez la date de l’activité au format AAAA/MM/JJ. Par exemple, entrez 2003/11/30 pour une activité qui aura lieu le 30 novembre 2003. Pays : Sélectionnez le pays dans lequel votre activité aura lieu. Veuillez noter que le format se lit comme suit: province(Canada) pour une activité au Canada et État(États-Unis) pour une activité aux États-Unis. Ville : Entrez le nom de la ville où l’activité aura lieu. Salle : S’il y a lieu, entrez le nom de la salle où l’activité aura lieu. Diffuseur : S’il y a lieu, entrez le nom de la personne ou de l’organisation qui vous a invité. Type d’activité : Sélectionnez le type qui représente le mieux l’activité qui aura lieu ce jour-là. Frais garantis : Entrez les honoraires que vous recevrez pour l’activité qui aura lieu ce jour-là. Guichets : S’il y a lieu, entrez les recettes au guichet prévues pour l’activité qui aura lieu ce jour-là si vous ne recevez pas d’honoraires ou si vous partagez les recettes perçues à la caisse Valeur des services : S’il y a lieu, entrez la valeur totale de tous les services qui vous ont été fournis par le diffuseur local. Les services fournis comprennent, sans toutefois y être limités, l’hébergement à l’hôtel, les frais journaliers et le transport local. Remarque : Les jours libres et les jours de déplacement doivent être spécifiés à la section Itinéraire. Retour à la table des matières Vous pouvez utiliser cette section pour décrire plus en détail l’itinéraire spécifié à la section Itinéraire. Tournée internationale Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations. Retour à la table des matières Budget - Soutien aux organisateurs de festivals et foires canadiens uniquement À cette section, vous devez indiquer les coûts totaux, les sources de financement confirmées et les autres sources de financement à venir associées à un événement au Canada. Tableau d’information sur les rubriques Remarque : Tous les montants doivent être entrés en dollars canadiens. Retour à la table des matières Vous devez remplir complètement chaque sous-section du budget pour être admissible à un financement. Pour accéder à une sous-section de la section Budget, cliquez sur son nom dans le tableau au centre de l’écran. Informations Nombre de jours nécessaires Salaires Tableau d’information sur les rubriques Transport Transport - Cargo Tableau d’information sur les rubriques - Cargo Remarque : Pour convertir des livres (lb) en kilogrammes (kg), divisez le poids par 2,2 Transport - Personnes Pour ajouter une entrée pour un groupe de personnes : Cliquez sur
Tableau d’information sur les rubriques - Personnes Frais de séjour
Pour ajouter une entrée : Cliquez sur
Tableau d’information sur les rubriques Agents Pour ajouter une entrée : Cliquez sur
Tableau d’information sur les rubriques Autres dépenses Tableau d’information sur les rubriques Revenus Sommaire Remarque : Le ministère des Affaires étrangères peut uniquement financer un projet déficitaire. Retour à la table des matières Cette section doit être employée pour expliquer tout montant entré à la rubrique Dépenses dans la sous-section Autres dépenses. La section Document de budget peut également servir à décrire certains des coûts mentionnés dans le budget ou à ajouter les coûts non couverts par le formulaire. Si vous avez fait une demande de financement supplémentaire auprès d’une autre agence (telle que le Conseil des arts du Canada), d’un ministère, d’une province ou d’une fondation, veuillez indiquer la date de votre demande, le montant demandé et la date prévue de réponse. Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations. Retour à la table des matières Plan de promotion - Tournée internationale et Projets spéciaux uniquement Vous pouvez employer cette section pour décrire toute activité de promotion que vous avez prévue afin d’accroître la visibilité de votre projet. Les activités de promotion comprennent, sans toutefois y être
limitées : Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations. Retour à la table des matières Liste des participants - Soutien aux organisateurs de festivals et foires canadiens uniquement À cette section, donnez une liste provisoire ou confirmée
des acheteurs et diffuseurs étrangers qui seront invités
à votre événement au Canada. Retour à la table des matières Après avoir rempli la demande de subvention, vous devez la soumettre afin d’entreprendre le processus d’évaluation. Pour soumettre votre demande : Cliquez sur Envoyer la demande dans le menu mauve à la gauche de l’écran et cliquez sur le bouton Envoyer la demande. Retour à la table des matières En plus de votre formule de demande transmise par voie électronique,
nous aurons besoin des documents suivants afin d’évaluer
votre demande : Veuillez envoyer ces documents à l’adresse suivante : Direction de la promotion des arts (ACA) Retour à la table des matières Il peut arriver que l’agent responsable du traitement de votre dossier vous demande de modifier votre itinéraire ou d’y apporter des clarifications ou des ajouts. Dans un tel cas, l’agent vous renverra la demande de subvention par voie électronique. Pour modifier votre itinéraire : Vous pouvez maintenant modifier ou ajouter des entrées de l’itinéraire. Pour de plus amples informations sur l’ajout, la modification et la suppression des entrées, consultez la section Itinéraire du présent document. Si vous avez apporté toutes les modifications demandées, passez à la section Comment soumettre votre demande révisée. Retour à la table des matières Il peut arriver que l’agent responsable du traitement de votre dossier vous demande de modifier votre budget ou d’y apporter des clarifications ou des ajouts. Dans un tel cas, l’agent vous renverra la demande de subvention par voie électronique. Pour modifier votre budget : Après avoir modifié votre itinéraire et votre budget, vous devez soumettre de nouveau votre demande au ministère. Retour à la table des matières Comment soumettre votre demande révisée L’agent responsable du traitement de votre dossier ne pourra pas consulter vos modifications tant que vous n’aurez pas soumis de nouveau votre demande au ministère. Pour soumettre votre demande révisée : Retour à la table des matières Vous êtes tenu de soumettre un rapport final après avoir obtenu votre subvention. Vous serez avisé par courriel lorsqu’il sera temps de soumettre ce rapport. Les documents de soutien devront être envoyés par la poste. Pour soumettre la portion texte de votre rapport final : Après avoir entré la portion texte de votre rapport final, vous devez soumettre un itinéraire final, tel que décrit à la section suivante du présent document. Remarque : Si la section Rapport final n’est pas affichée
dans votre menu lorsque vous tentez de soumettre le rapport, veuillez
communiquer avec le soutien technique du site : Retour à la table des matières Pour soumettre la section Itinéraire de votre rapport final : Après avoir entré votre itinéraire final, vous devez soumettre un budget final, tel que décrit à la section suivante du présent document. Remarque : Si la section Itinéraire final n’est pas affichée
dans votre menu lorsque vous tentez de soumettre le rapport, veuillez
communiquer avec le soutien technique du site : Retour à la table des matières Pour soumettre la section Budget de votre rapport final : Après avoir entré votre budget final, vous devez soumettre votre demande de nouveau au ministère, tel que décrit à la section suivante du présent document. Remarque : Si la section Budget final n’est pas affichée
dans votre menu lorsque vous tentez de soumettre le rapport, veuillez
communiquer avec le soutien technique du site : Retour à la table des matières L’agent responsable du traitement de votre dossier ne pourra pas consulter votre rapport final tant que vous n’aurez pas soumis de nouveau votre demande au ministère. Pour soumettre votre rapport final et votre budget final : Retour à la table des matières Pour des demandes d’information de nature générale
sur nos programmes de subvention, veuillez communiquer avec la ligne de support des programmes de subvention par: Si vous éprouvez des difficultés techniques sur notre site
Web, veuillez communiquer avec nous par : Retour à la table des matières |
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Créer une nouvelle demande (au-dessus du titre
de la colonne Date de début)
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à modifier, faites les modifications voulues et ensuite sauvegardez.
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d’itinéraire à supprimer.
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d’itinéraire à copier et assurez-vous de modifiez l'information.