Promart 2000 version 2

Ce document vous aidera à remplir votre demande de subvention à l’aide de Promart2000, notre système de traitement des demandes de subvention en ligne.

Pour remplir une demande de subvention en ligne, il est recommandé d’utiliser l’un des navigateurs suivants :

Windows Internet Explorer version 5.0 ou supérieure

Mac Netscape version 4.0 ou supérieure

Pour des raisons de sécurité, le système Promart fermera votre session sur le site Web après 20 minutes d’inactivité. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton SAUVEGARDER de temps à autre afin de vous assurer de ne pas perdre d’information.

Avant d’entreprendre une demande en ligne, nous vous recommandons de préparer le texte de chaque section à l’avance dans votre application de traitement de textes, afin de le couper-coller à l’endroit approprié dans la demande en ligne. Vous pourrez ainsi composer et modifier votre texte sans contrainte de temps.

Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir toutes les sections de votre demande en une seule session. Si vous avez cliqué sur le bouton Sauvegarder, tous les renseignements que vous aurez entrés dans la section de la demande seront disponibles et modifiables au cours des sessions ultérieures, tant que vous n’aurez pas soumis la demande au ministère.

Toutes les formules de demande de subvention sont évaluées en fonction de leur conformité aux lignes directrices publiées du programme visé et en fonction des renseignements fournis par le demandeur.

Pour déterminer si votre projet est admissible à un financement, consultez la page intitulée Film, vidéo et télévision: Lignes directrices (http://www.international.gc.ca/arts/film-fr.asp)

Si vous n’avez jamais soumis de demande auparavant via le système Promart2000, vous devez d’abord créer un compte. Le nom d’usager et le mot de passe de ce compte vous permettront de créer des nouvelles demandes et d’accéder à un dossier permanent de toutes vos demandes soumises via le système Promart2000. Si jamais vous oubliez votre mot de passe, veuillez communiquer avec nous. NE CRÉEZ PAS un nouveau compte : vous ne pourrez pas accéder à vos anciennes demandes.

Remarque : Il est essentiel que vous remplissiez correctement toutes les sections puisque les renseignements fournis à cette étape seront employés par la suite dans le traitement de votre demande.

Pour créer un nouveau compte :
1) Accédez au site http://www.promart2000.com
2) Cliquez sur Nouvel utilisateur

Vous obtiendrez un formulaire de création de compte composé de plusieurs sections : Client, Personne contact, Récipiendaire de la subvention et Mot de passe. Tous les champs dont le titre est affiché en gras sont obligatoires.

Client : Cette section du formulaire permet d’identifier la personne ou l’organisation voyageant à l’étranger.

Personne contact : Cette section du formulaire permet d’identifier la personne à qui nous pourrons nous adresser afin d’obtenir des renseignements supplémentaires sur votre demande de subvention. En règle générale, il s’agit de la personne qui remplit la demande en ligne.

Récipiendaire de la subvention : Cette section du formulaire permet de spécifier le nom devant figurer sur le chèque, dans l’éventualité où votre demande de subvention serait approuvée.

Remarque : Vous pouvez choisir de faire envoyer le chèque au client ou à la personne contact en sélectionnant la pastille Oui en réponse à la question « Ce nom est-il celui que vous désirez sur le chèque?».
Vous devez néanmoins remplir la section Récipiendaire du compte pour permettre au système de créer votre compte.

Mot de passe : Cette section du formulaire permet de créer vos nom d’usager et mot de passe. Le nom d’usager et le mot de passe :
-distinguent les majuscules des minuscules
-ne doivent pas contenir d’espaces, d’accents ni de symboles
-peuvent contenir n’importe quelle combinaison de lettres et de chiffres
-doivent contenir un minimum de 4 caractères

Pour soumettre votre formulaire rempli : Cliquez sur le bouton Soumettre. Si vous avez bien entré tous les renseignements demandés, vous obtiendrez alors un écran de confirmation. Dans le cas contraire, le formulaire Nouvel utilisateur est de nouveau affiché pour vous permettre d’entrer les renseignements manquants.

Après avoir créé un compte, vous serez en mesure d’accéder en tout temps au système de demande de subvention en ligne Promart2000.

Pour ouvrir une session sur le site Promart2000 :
1) Accédez au site http://www.promart2000.com
2) Cliquez sur Utilisateurs avec compte
3) Entrez votre nom d’usager et votre mot de passe
4) Cliquez sur le bouton Soumettre

Si vous avez oublié votre nom d’usager ou votre mot de passe, NE CRÉEZ PAS un nouveau compte. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir cette information.
Téléphone : (613) 996-3197
Courriel: culture.pcr@international.gc.ca

Pour créer une nouvelle demande de subvention pour votre projet :
1) Ouvrez une session dans Promart (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur

Créer une nouvelle demande (au-dessus du titre de la colonne Date de début)

Pour sélectionner le programme de subvention dans le cadre duquel vous faites une demande :
1) Cliquez sur Programme dans la barre de navigation (dans l’angle supérieur gauche de l’écran)
2) Faites défiler l’écran jusqu’à la section Film, vidéo et télévision (il s’agit normalement de la troisième section)
3) Cliquez sur l’option qui s’applique à votre situation (consultez http://www.international.gc.ca/arts/film-fr.asp pour de plus amples informations sur les différents programmes).

Après avoir sélectionné un programme, vous pouvez commencer à remplir la demande de subvention.

Nom du projet : Indiquez l’événement que vous organisez et l’année pendant laquelle il aura lieu (p. ex., Festival du film de Saint-Bruno, 2002).
Date de début, Date de fin : Indiquez les dates de l’événement.
Objectifs : Entrez une brève description de ce que vous espérez accomplir en organisant cet événement. Autres renseignements à inclure à cette section :

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

À cette section, veuillez fournir des détails supplémentaires sur le festival.

Fournissez les éléments suivants :
- Une description des mesures que vous prévoyez prendre afin de donner une dimension internationale au festival;
- Une explication de l’importance des événements spéciaux prévus s’il s’agit d’une année spéciale pour le festival;
- Une brève description des nouveaux événements et initiatives, s’il y a lieu.

Si des marchés prioritaires (pays, région, genre) sont ciblés cette année :
- Indiquez les marchés prioritaires du festival et expliquez pourquoi ils ont été choisis;
- Fournissez une liste des lieux et des activités qui faciliteront les interactions commerciales entre les délégués canadiens et étrangers au festival (centre de l’industrie, micro-réunions, etc.);
- Indiquez si le festival a été ou non en contact avec un marché prioritaire ciblé par un représentant du gouvernement du Canada (ambassade, haut-commissariat ou consulat).
- Dans l’affirmative, veuillez fournir le nom de votre personne-ressource.

Si un événement spécifiquement axé sur le commerce est organisé :
- Fournissez une description de l’événement (forum / conférence / symposium, groupes d’experts, conférenciers invités, événement de réseautage visant à présenter des Canadiens aux invités, groupes de travail, études de cas, etc.);
- Indiquez comment les invités étrangers participeront à ces événements.

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Utilisez ce tableau pour fournir des détails sur le programme de déplacements que vous avez planifié pour le festival. Pour chaque entrée, veuillez indiquer la date, le pays, la ville et le type d’activité. Vous avez seulement à fournir les dates de début et de fin pour les événements suivants :

Pour ajouter une date à votre itinéraire : Cliquez sur

Ajouter un itinéraire et entrez les détails appropriés en fonction du Tableau d’information sur les rubriques ci-dessous
Pour modifier les dates de votre itinéraire : Cliquez sur

, l’icône à la droite de l’entrée d’itinéraire à modifier, faites les modifications voulues et ensuite sauvegarder
Pour supprimer une entrée d’itinéraire : Cliquez sur

, l’icône à la droite de l’entrée d’itinéraire à supprimer
Pour copier une entrée d’itinéraire : Cliquez sur

, l’icône à la droite de l’entrée d’itinéraire à copier et assurez-vous de modifiez l'information.

Tableau d’information sur les rubriques
Date : Entrez la date de l’activité au format AAAA/MM/JJ. Par exemple, entrez 2003/11/30 pour une activité qui aura lieu le 30 novembre 2003.
Pays : Sélectionnez le pays dans lequel votre activité aura lieu. Veuillez noter que le format se lit comme suit: province(Canada) pour une activité au Canada et État(États-Unis) pour une activité aux États-Unis.
Ville : Entrez le nom de la ville où l’activité aura lieu.
Salle : S’il y a lieu, entrez le nom de la salle où l’activité aura lieu
Diffuseur : S’il y a lieu, entrez le nom de la personne ou de l’organisation qui vous a invité.
Type d’activité : Sélectionnez le type qui représente le mieux l’activité qui aura lieu ce jour-là.

Vous pouvez utiliser cette section pour décrire plus en détail l’itinéraire spécifié à la section Itinéraire.

Indiquez les dates et une courte description pour tous les événements importants, tout particulièrement ceux où des invités étrangers jouent un rôle important (conférencier invité, modérateur, panéliste, etc.).

Dans le cas d’un événement plus important comportant plusieurs activités, vous pouvez coller le programme proposé à cette section ou l’envoyer par courrier.

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

À cette section, vous devez indiquer les coûts totaux, les sources de financement confirmées et les autres sources de financement à venir associées à votre voyage. S’il est nécessaire de convertir des devises, veuillez employer le taux de change spécifié à la section Document de budget.

Tableau d’information sur les rubriques
Dépenses
Frais de transport : Entrez le coût total approximatif des billets d’avion des diffuseurs étrangers invités au Canada.
Frais d’hébergement : Entrez les coûts d’hébergement totaux / prévus pour les diffuseurs étrangers
Frais d’enregistrement : Entrez les frais d’inscription totaux pour les diffuseurs étrangers.
Autres frais : Entrez toute autre dépense associée aux diffuseurs étrangers.
Dépenses totales : Le contenu de cette rubrique est automatiquement calculé lorsque vous cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Revenus
Description : Entrez une courte description de vos sources de recettes associées au diffuseur étranger, en excluant la présente demande.
Autres revenus : Entrez la valeur en dollars totale des recettes provenant de la source indiquée à la rubrique Description.
Contribution du demandeur : Entrez le montant total de votre contribution à ce projet.
Revenus totaux : Le contenu de cette rubrique est automatiquement calculé lorsque vous cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Différence
(Revenus - Dépense) : Le contenu de cette rubrique est automatiquement calculé lorsque vous cliquez sur le bouton Sauvegarder. Si le montant est positif, nous ne pourrons pas donner suite à votre demande, puisque le ministère des Affaires étrangères peut uniquement subventionner un projet déficitaire.
Subvention demandée : Entrez le montant de subvention que vous demandez au ministère des Affaires étrangères.

À cette section, vous devez fournir le budget détaillé de votre voyage. Vous trouverez ci-après un modèle de budget à remplir. Il vous suffira ensuite de copier ce modèle et de le coller dans votre demande en ligne.

Dépenses : Indiquez tous les calculs pour chaque poste.
Revenus : Il est important d’indiquer toutes les sources de financement public auxquelles vous avez soumis une demande de financement dans le but de couvrir les coûts associés à l’invitation des participants étrangers et les événements connexes. Dans la mesure du possible, indiquez si un financement a été confirmé en ajoutant un (C) à la suite du poste correspondant.

DÉPENSES :
Frais de déplacement (en règle générale, il s’agit du coût du billet d’avion uniquement) :
Coût d’un billet à partir des États-Unis x nombre de participants : $
Coût d’un billet à partir l’Amérique latine x nombre de participants : $
Coût d’un billet à partir de l’Europe x nombre de participants : $
Coût d’un billet à partir de l’Australie ou la Nouvelle-Zélande : $
Coût d’un billet à partir de l’Asie x nombre de participants : $
Coût d’un billet à partir de l’Afrique x. nombre de participants : $
SOUS-TOTAL : $

Autres dépenses
Utiliser une ligne pour chaque dépense : $

SOUS-TOTAL : $
TOTAL DES DÉPENSES : $

REVENUS :
Soutien du gouvernement fédéral
Utiliser une ligne pour chaque revenu : $
SOUS-TOTAL : $

Soutien du gouvernement provincial
Utiliser une ligne pour chaque revenu : $
SOUS-TOTAL : $

Autres revenus
Utiliser une ligne pour chaque revenu : $
SOUS-TOTAL : $
TOTAL DES REVENUS : $

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Fournissez une liste complète des participants étrangers invités au festival. Veuillez indiquer le nom, le titre, l’entreprise et le pays d’origine de chaque participant. Dans la mesure du possible, indiquez si la présence de chaque participant a été confirmée en ajoutant un (C) après leur nom. Si vous avez demandé à un participant de prendre part à un événement spécifique, précisez leur rôle et l’événement après leur nom.

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Décrivez la stratégie de commercialisation du festival. Indiquez comment vous avez l’intention de diffuser l’information sur le festival auprès de l’industrie, au Canada et à l’étranger.

Remarque : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder de temps en temps pour éviter de perdre des informations.

Après avoir rempli la demande de subvention, vous devez la soumettre afin d’entreprendre le processus d’évaluation.

Pour soumettre votre demande : Cliquez sur Envoyer la demande dans le menu mauve à la gauche de l’écran et cliquez sur le bouton Envoyer la demande.

En plus de votre formule de demande transmise par voie électronique, nous aurons besoin des documents suivants afin d’évaluer votre demande :
1) Un budget détaillé pour l’ensemble du festival
2) Le matériel publicitaire du festival
3) Tout autre document approprié que vous jugez important pour le traitement de votre demande

Veuillez envoyer ces documents à l’adresse suivante :

Direction de la promotion des arts (ACA)
À l'attention de : Agent, Film et télévision
Ministère des Affaires étrangères
125, promenade Sussex
Ottawa, Ontario
K1A 0G2

Remarque : Vous devez soumettre votre demande en ligne et les documents de soutien au plus tard TROIS SEMAINES avant le début de l’événement pour lequel vous demandez une subvention. Les demandes soumises en retard peuvent être rejetées.

Il peut arriver que l’agent responsable du traitement de votre dossier vous demande de modifier votre itinéraire ou d’y apporter des clarifications ou des ajouts. Dans un tel cas, l’agent vous renverra la demande de subvention par voie électronique.

Pour modifier votre itinéraire :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande dont vous voulez modifier l’itinéraire (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Itinéraire dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Cliquez sur

Réviser l’itinéraire

Vous pouvez maintenant modifier ou ajouter des entrées de l’itinéraire. Pour de plus amples informations sur l’ajout, la modification et la suppression des entrées, consultez la section Itinéraire du présent document.

Si vous avez apporté toutes les modifications demandées, passez à la section Comment soumettre votre demande révisée.

Il peut arriver que l’agent responsable du traitement de votre dossier vous demande de modifier votre budget ou d’y apporter des clarifications ou des ajouts. Dans un tel cas, l’agent vous renverra la demande de subvention par voie électronique.

Pour modifier votre budget :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande dont vous voulez modifier le budget (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Budget dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Cliquez sur

Réviser le budget

Après avoir modifié votre itinéraire et votre budget, vous devez soumettre de nouveau votre demande au ministère.

L’agent responsable du traitement de votre dossier ne pourra pas consulter vos modifications tant que vous n’aurez pas soumis de nouveau votre demande au ministère.

Pour soumettre votre demande révisée :
1) Cliquez sur Envoyer la demande dans le menu mauve à la gauche de l’écran (il s’agit du dernier élément du menu)
2) Cliquez sur le bouton Envoyer la demande.

Vous êtes tenu de soumettre un rapport final après avoir obtenu votre subvention. Vous serez avisé par courriel lorsqu’il sera temps de soumettre ce rapport. Les documents de soutien devront être envoyés par la poste.

Pour soumettre la portion texte de votre rapport final :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande pour laquelle vous voulez soumettre un rapport final (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Rapport final dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Tapez votre rapport final en évaluant le succès de votre projet, en décrivant ses faits saillants et tout autre projet à long ou à court terme pouvant découler de ce projet.
5) Cliquez sur le bouton Sauvegarder

Après avoir entré la portion texte de votre rapport final, vous devez soumettre un budget final, tel que décrit à la section suivante du présent document.

Remarque : Si la section Rapport final n’est pas affichée dans votre menu lorsque vous tentez de soumettre le rapport, veuillez communiquer avec le soutien technique du site :
Téléphone : (613) 996-3197
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca

Pour soumettre la section Budget de votre rapport final :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande pour laquelle vous voulez soumettre un budget final (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Budget final dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Entrez les détail de votre budget final en spécifiant les coûts réels
5) Cliquez sur le bouton Sauvegarder

Après avoir entré votre budget final, vous devez soumettre votre demande de nouveau au ministère, tel que décrit à la section suivante du présent document.

Remarque : Si la section Budget final n’est pas affichée dans votre menu lorsque vous tentez de soumettre le rapport, veuillez communiquer avec le soutien technique du site :
Téléphone : (613) 996-3197
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca

L’agent responsable du traitement de votre dossier ne pourra pas consulter votre rapport final tant que vous n’aurez pas soumis de nouveau votre demande au ministère.

Pour soumettre votre rapport final et votre budget final :
1) Ouvrez une session (voir la section Ouverture d’une session)
2) Cliquez sur le titre de la demande pour laquelle vous voulez soumettre un budget final (la liste de vos projets est affichée au centre de l’écran)
3) Cliquez sur Budget final dans le menu mauve (à la gauche de l’écran)
4) Cliquez sur la sous-section Sommaire du budget (au milieu de l’écran)
5) Cliquez sur le bouton Envoyer le rapport final

Pour des demandes d’information de nature générale sur nos programmes de subvention, veuillez communiquer avec la ligne de support des programmes de subvention par:
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca
Téléphone : 1-888-757-7752 (sans frais) ou (613) 992-6283.

Si vous éprouvez des difficultés techniques sur notre site Web, veuillez communiquer avec nous par :
Courriel : culture.pcr@international.gc.ca
Téléphone : (613) 996-3197

Guide de l’utilisateur de Promart2000